درسنامه آموزشی مدیریت تولید کلاس یازدهم

با توجه به محیط اطراف، می‌توان ساختمان‌های مرتفع، پارک‌ها، پل‌ها، بزرگراه‌ها، سالن‌های ورزشی، کارخانجات و غیره را مشاهده کرد که هر کدام از آن‌ها در یک مدت زمان مشخصی (چند هفته، چند ماهه و یا چند ساله) احداث شده‌اند.

آیا تاکنون اندیشیده‌اید که:

1- چه عواملی باعث ایجاد چنین مصنوعاتی شده است؟

2- احداث چنین مصنوعات بزرگی به چه منابعی (زمان، بودجه، نیروی کار و غیره) نیاز دارد؟

3- برنامه‌ریزی برای احداث چنین مصنوعات بزرگی چگونه است؟

4- چه خطراتی احداث چنین مصنوعاتی را تهدید می‌کند؟

5- احداث چنین مصنوعات بزرگی چه محدودیت‌هایی خواهد داشت؟ 

عملكرد استاندارد

در این پودمان، هنرجویان با نحوهٔ مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌ها آشنا می‌شوند تا پاسخ مناسبی برای هر کدام از پرسش‌های فوق بیابند.

مفهوم پروژه و مدیریت پروژه

پروژه به مجموعه‌ای از فعالیت‌های موقت و هدفمند گفته می‌شود که برای ایجاد یک کالا و یا ارائهٔ یک خدمت معین صورت می‌گیرد. ویژگی‌های یک پروژه در نمودار زیر نشان داده شده است.

مدیریت پروژه به معنای «تخصیص، پیگیری و به‌کارگیری منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دورهٔ زمانی خاص» است؛ لذا برای اینکه هر پروژه به موقع و مطابق بودجهٔ تعیین شده انجام گیرد، به مدیریت مناسب نیاز می‌باشد.

فعالیت‌های مدیریت پروژه را می‌توان به‌صورت زیر برشمرد:

فرایند مدیریت پروژه

پروژه‌ها دارای انواع و اندازه‌های مختلفی هستند. از طراحی و ساخت یک میز مخصوص رسم فنی گرفته تا احداث یک ساختمان هنرستان و یا یک نیروگاه. اما مراحل مدیریت پروژه در همهٔ آن‌ها یکسان است و به صورت زیر انجام می‌شود:

هر کدام از مراحل فوق در بخش‌های بعدی به اختصار توضیح داده خواهند شد.

تعریف سیستم برنامه‌ریزی پروژه:

مهم‌ترین بخش از مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی آن است. نحوهٔ برنامه‌ریزی می‌تواند مستقیماٌ بر روی موفقیت پروژه‌ها تأثیر گذار باشد. به منظور انجام یک برنامه‌ریزی خوب، کاربردی و اجرایی، بسیار مهم است که ابتدا یک «سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه» در سازمان وجود داشته باشد. منظور از سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یک ساختار مناسب در سازمان برای پیاده‌سازی دانش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است.

سازماندهی پروژه

سازماندهی شامل تعیین وظایف پروژه، چگونگی گروه‌بندی آن‌ها و تعیین افرادی است که باید این وظایف را انجام دهند تا دستیابی به اهداف سازمان آسان شود. با توجه به این تعریف، فرایند سازماندهی پروژه شامل مراحل زیر است:

- طراحی و تعریف کارها و فعالیت‌های ضروری
- دسته بندی فعالیت‌ها براساس مسئولیت‌ها و مشاغل سازمانی تعریف شده
- برقراری رابطه میان متصدیان مشاغل و فعالیت‌های سازمان

مثال 1: در نظر بگیرید که می‌خواهید یک نمایش کمدی را در هنرستان خود اجرا کنید. بر اساس مراحل بالا، این پروژه را می‌توان به صورت زیر سازماندهی کرد.

حل:

طراحی و تعریف فعالیت‌ها		دسته‌بندی فعالیت‌ها		دسته‌بندی پست‌ها		رابطهٔ میان فعالیت‌ها و پست‌های سازمانی
1	طراحی صحنه	1	فرهنگی	1	طراح صحنه و لباس	1	هنری طراح صحنه لباس هنری
2	طراحی لباس	2	اقتصادی	2	کارگردان	2	سرمایه‌گذار اقتصادی
3	تدوین نمایشنامه	3	اجتماعی	3	مدیر صحنه	3	تدوین نمایشنامه فرهنگی و اجتماعی
4	گرافیک	4	هنری	4	گرافیست	4	گرافیک فنی
8	تبلیغات	5	فنی	5	سرمایه‌گذار	5	تبلیغات اجتماعی

عوامل (نقش آفرینان) پروژه

موفقیت در هر پروژه‌ای در گرو عملکرد افراد دست اندرکار آن پروژه است. بنابراین لازم است افراد قابل و شایسته‌ای برای انجام هر پروژه انتخاب شوند و هر کدام از این افراد در جای خود نقش دقیق و مؤثری داشته باشند؛ در غیر این صورت موفقیت حاصل نخواهد شد.

عوامل (نقش آفرینان) هر پروژه

مدیر پروژه:

هر پروژه‌ای دارای یک مدیر واحد است. مدیر پروژه شخصی است که با فعالیت‌های مربوط به برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و مدیریت روزانهٔ پروژه سروکار دارد و بیشترین تأثیر را بر روی موفقیت کارها خواهد داشت. مدیر پروژه اختیاراتی را از متولی پروژه دریافت می‌کند و نقش اصلی را در آغاز، هدایت و پایان پروژه ایفا می‌کند.

وظایف اصلی مدیر پروژه:

1- انتخاب افراد شایسته و کارآمد؛
2- هماهنگی فعالیت‌ها؛
3- شناسایی و تأمین منابع مورد نیاز؛
4- مدیریت و برنامه‌ریزی زمان و بودجه.

سرپرست گروه پروژه:

در بسیاری از پروژه‌های بزرگ، حجم فعالیت‌ها گسترده است و مدیر پروژه به تنهایی نمی‌تواند به تمامی این فعالیت‌ها رسیدگی کند. بنابراین در چنین شرایطی یک یا چند نفر به عنوان سرپرست گروه انتخاب می‌شوند و امورات محول شده را به مدیر پروژه گزارش می‌دهند.

اعضای گروه پروژه:

اعضای گروه پروژه نقش یک موتور محرک را ایفا می‌کنند. چرا که عمدهٔ کارها توسط آن‌ها انجام می‌شود؛ لذا اعضای گروه باید از مهارت‌های لازم برخوردار باشند. در انتخاب اعضای گروه معمولاً از روش‌های زیر استفاده می‌شود:

1- انتصاب: با دعوت از افراد مناسب توسط متولی پروژه؛
2- داوطلبی: با درخواست همکاری توسط افراد ذی‌نفع پروژه.

با توجه به مطالب گفته شده می‌توان نمودار عوامل پروژه را به‌صورت زیر نشان داد:

کنترل پروژه

مهم‌ترین بخش از مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی و کنترل آن است. بنابراین کیفیت برنامه‌ریزی می‌تواند مستقیماً بر روی موفقیت پروژه‌ها تأثیر گذار باشد. به منظور ارائهٔ یک برنامه‌ریزی خوب، کاربردی و اجرایی، ضروری است که ابتدا یک سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه (شامل ورودی‌ها، فرایندها و خروجی‌ها) در سازمان وجود داشته باشد.

ورودی‌های سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه:

بر اساس تجربهٔ کارشناسان و مدیران موفق، ورودی‌های سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را می‌توان به پنج دستهٔ زیر تقسیم کرد:

نقشه‌ها: یکی از اصلی‌ترین ورودی‌های سیستم، نقشه‌های مربوط به پروژه است. با مطالعهٔ نقشه‌ها می‌توان فعالیت‌های اجرایی، حجم فعالیت‌ها (برای تخمین زمان و منابع)، روش انجام (برای تعریف ارتباطات) و غیره را شناسایی کرد.

قراردادها: معمولاً به منظور رسمی شدن و آغاز پروژه، قراردادی میان کارفرما و پیمانکار در چارچوب قوانین وزارت کار منعقد می‌شود. اطلاعات این قراردادها (شامل تاریخ شروع و پایان پروژه، مبلغ انجام پروژه و مواردی از این قبیل) به عنوان ورودی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه می‌باشد که باید در قرارداد لحاظ شود.

مستندات پروژه‌های مشابه: به منظور صرفه‌جویی در زمان و هزینه و نیز افزایش دقت در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، می‌توان از تجربیات و مستندات پروژه‌های مشابه گذشته بهره‌برداری کرد.

گزارش‌ها: گزارش‌های دریافتی در طول اجرای پروژه (نظیر گزارش‌های پیشرفت فعالیت‌ها، کارکرد نیروی انسانی و ماشین‌آلات، مصرف مصالح و غیره) را می‌توان به عنوان ورودی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه استفاده کرد.

مشخصات منابع: این مشخصات شامل توان انجام کار منابع (نظیر نیروی انسانی، ماشین‌آلات و تجهیزات) و هزینهٔ مربوط به آن‌ها می‌باشد.

برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

اولین قدم جهت شروع برنامه‌ریزی یک پروژه، شناخت کامل نسبت به محدودهٔ پروژه می‌باشد. این شناخت شامل اطلاعات کلی پروژه مانند نام پروژه، نام کارفرما، نام مشاور، نام پیمانکار، تاریخ شروع پروژه، مدت زمان انجام پروژه، تاریخ پیش‌بینی شدهٔ پایان پروژه، مبلغ قراردادی پروژه، موقعیت جغرافیایی، حجم کلی کار و غیره می‌باشد که باید به‌صورت یک مجموعهٔ مدون تحت عنوان شناسنامهٔ پروژه تهیه شود. به طور کلی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در دو حوزه صورت می‌گیرد:

1- مدیریت زمان پروژه؛
2- مدیریت هزینهٔ پروژه.

مدیریت زمان پروژه:

مدیریت زمان پروژه به دنبال حداقل رساندن زمان انجام بهینهٔ فعالیت‌ها به منظور مناسب نمودن هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم و در نتیجه سودآوری بیشتر می‌باشد. در نمودار روبه‌رو مراحل مختلف مدیریت زمان پروژه نشان داده شده است.

تعریف فعالیت‌ها و ساختار تقسیم‌بندی آن‌ها:

پس از شناخت کلی نسبت به پروژه، قدم بعدی تعریف فعالیت‌های اجرایی و تقسیم‌بندی آن‌ها است. برای تقسیم‌بندی فعالیت، لازم است اهداف جزئی و کلی پروژه را در نظر گرفت. برای مثال، به منظور ساخت یک آپارتمان 10 طبقه باید انبوهی از مصالح و آهن‌آلات و غیره را با تعداد زیادی از نیروی انسانی (برق‌کار، جوشکار، لوله‌کش، بنّا، شیشه‌بر و...) و سایر منابع را در نظر گرفت و تمامی این وظایف و نیروها سازماندهی شوند. برای این منظور باید ابتدا هدف کلی پروژه (ساخت آپارتمان) را به مجموعه‌ای از فعالیت‌های کوچکتر (و قابل کنترل‌تر) تقسیم نمود. سپس بودجه و زمان مورد نیاز را برای هر فعالیت برآورد کرد.

ارتباط فعالیت‌ها:

اکثر فعالیت‌ها، یک رابطهٔ پیش‌نیازی (تقدّم یا تأخر) با یکدیگر دارند که باید این رابطه را به درستی شناسایی کرد. برای مثال، فعالیت مربوط به برق‌کاری ساختمان، باید بعد از دیوارچینی صورت گیرد. بنابراین پس از تعریف فعالیت‌های پروژه، باید ارتباط میان این فعالیت‌ها نیز مشخص شود. این کار بر اساس تجربه، مطالعهٔ اسناد و شیوهٔ اجرای پروژه و خلاقیت و دقت مدیر پروژه صورت می‌گیرد.

برآورد زمان:

منظور از برآورد زمان، تخمین زمان انجام فعالیت‌های پروژه می‌باشد. برآورد زمان فعالیت‌های شناخته شده و تکراری کار دشواری نخواهد بود. اما برآورد زمان فعالیت‌های کمتر شناخته شده نیازمند به فکر، بحث و تبادل نظر است. برآورد صحیح مدت زمان فعالیت‌ها باید بر اساس تجربه صورت گیرد و میانگین زمان مورد انتظار ملاک قرار گیرد.

تهیهٔ زمان‌بندی پروژه:

پس از تعریف فعالیت‌ها، ایجاد ارتباط میان فعالیت‌ها و برآورد زمان انجام آن‌ها، می‌توان یک برنامهٔ زمانبندی برای اجرای پروژه تهیه کرد. مدیر پروژه و سایر مدیران اجرایی، از این زمانبندی به عنوان ابزاری برای کنترل پروژه استفاده می‌کنند. مراحل زمانبندی پروژه به‌صورت نمودار زیر است:

توالی فعالیت‌ها:

در توالی فعالیت‌ها سؤالات زیر مطرح می‌شود:

1- کدام فعالیت پیش از فعالیت مورد نظر اجرا می‌شود؟
2- کدام فعالیت پس از فعالیت مورد نظر اجرا می‌شود؟
3- کدام فعالیت می‌تواند همزمان با فعالیت مورد نظر اجرا شود؟

با توجه به پاسخی که برای پرسش‌های فوق ارائه می‌شود، می‌توان یک شبکه برای ارتباط میان فعالیت‌های پروژه ترسیم کرد.

مثال 2: میز و نیمکتی را که بر روی آن نشسته‌اید، در نظر بگیرید. چنانچه بخواهید آن را خودتان بسازید، ابتدا فعالیت‌ها و ساختار تقسیم‌بندی آن‌ها را به‌صورت نمودار تعیین کنید و سپس برنامهٔ زمانبندی این پروژه را بنویسید.

حل: ابتدا بایستی با مطالعهٔ اسناد مربوط به پروژه (شامل نقشه‌های اجرایی، عکس، فیلم و مواردی از این قبیل)، فعالیت‌های پروژه را تعیین کرد. برای این منظور می‌توان از یک کارشناس فنی (هنرآموز و یا استاد کار) مشاوره گرفت.

فعالیت‌های مربوط به پروژه

1- خرید لوازم (پروفیل آهنی، ورق فلزی، تخته، پیچ و مهره، پرچ، رنگ) 2- تهیهٔ تجهیزات مورد نیاز (دستگاه جوش، سنگ دستی، ارهٔ فلزبر، لوازم رنگ آمیزی، لوازم مونتاژکاری) 3- برش‌کاری (تخته‌ها، ورق فلزی، پروفیل‌ها) 4- جوشکاری و سوراخکاری سازهٔ فلزی (پروفیل‌ها و ورق) 5- عملیات رنگ‌آمیزی (سنگزنی جوش‌ها، تمیزکاری و رنگ‌آمیزی اسکلت) 6- عملیات مونتاژکاری (سوراخکاری قطعات و پرچکاری تخته‌ها بر روی اسکلت فلزی و بستن پیچ و مهره‌ها)

اسناد مربوط به پروژه (نقشه، عکس، فیلم، ...)

پس از تعیین فعالیت‌ها، بایستی به دسته‌بندی آن‌ها بر اساس نوع فعالیت، ناحیهٔ جغرافیایی و گروه‌های انجام دهندهٔ فعالیت‌ها، پرداخت. بنابراین می‌توان نمودار درختی فعالیت‌ها را به‌صورت شکل صفحهٔ بعد ترسیم کرد:

اکنون با توجه به ساختار تقسیم‌بندی فعالیت‌ها (نمودار درختی صفحهٔ قبل) می‌توان برنامهٔ زمان‌بندی پروژه را به‌صورت جدول زیر نوشت:

ردیف	شرح فعالیت	ارتباط میان فعالیت‌ها (تقدم یا تأخر)	زمان لازم جهت انجام فعالیت
1	خرید لوازم	شروع	1 روز
2	تهیهٔ تجهیزات مورد نیاز	شروع	2 روز
3	عملیات برشکاری	بعد از فعالیت 1 و 2	1 روز
4	عملیات جوشکاری و سوراخ‌کاری اسکلت فلزی	بعد از فعالیت‌های 1 و 2 و 3	1 روز
5	عملیات رنگ‌آمیزی اسکلت	بعد از فعالیت‌های 1 و 2 و 3 و 4	1 روز
6	عملیات مونتاژ	بعد از فعالیت‌های 1 و 2 و 3 و 4 و 5	1 روز

مدیریت هزینه پروژه

مدیریت هزینهٔ پروژه به دنبال بهترین حالت برای هزینه کردن در پروژه (نه الزاماً کاهش هزینه) به منظور سودآوری بیشتر است. این فرایند نیز شامل مراحل زیر است:

برنامه‌ریزی منابع کاری

در برنامه‌ریزی منابع کاری مشخص می‌شود که در طول انجام پروژه به چه منابعی (نیروی انسانی، ماشین آلات، مصالح و مواد، تجهیزات و ...) نیاز است تا نسبت به تهیه و تدارک آن‌ها اقدام شود. این نیازمندی باید به‌صورت جداولی در دوره‌های زمانی 1 ماهه، 2 ماهه، 3 ماهه و... ارائه گردد تا از تأخیرات احتمالی پروژه، ناشی از کمبود منابع جلوگیری شود.

برآورد هزینه و برنامه‌ریزی بودجه

برآورد دقیق هزینه‌ها معمولاً کار پیچیده و دشواری است. برای محاسبهٔ هزینه‌های پروژه لازم است هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم محاسبه شوند؛ بدین معنی که پس از تعیین مدت زمان فعالیت‌ها، باید مشخص شود که هر کدام از این فعالیت‌ها چه نوع منابعی و به چه میزان هزینه نیاز دارد تا آن فعالیت به نحو احسن انجام گیرد. در برنامه‌ریزی بودجه نیز پیش‌بینی می‌شود که بودجهٔ مورد نیاز پروژه چگونه باید تأمین شود. معمولاً دریافت بودجه از کارفرما به روش‌های زیر صورت می‌گیرد:

1- ارائهٔ گزارش درصد پیشرفت پروژه به بانک؛
2- ارائهٔ گزارش هزینه‌ها به کارفرما؛
3- ارائهٔ صورت وضعیت در پروژه‌های عمرانی.

البته ممکن است در مجموعه‌های مختلف، بودجه‌های مورد نیاز به روش‌های مختلفی جذب شود که باید تمامی این موارد در برنامه‌ریزی بودجه لحاظ گردند.

کنترل هزینه

به منظور کنترل هزینه باید به سؤالات زیر پاسخ داده شود:

1- آیا مطابق برنامه‌ریزی، هزینه شده است؟
2- میزان انحراف هزینه‌ها چقدر بوده است؟
3- آیا پروژه تا به حال سودمند بوده است یا خیر؟

مثال 3: میز و نیمکت مثال 2 را در نظر بگیرید. برنامهٔ مدیریت هزینهٔ این کار را می‌توان به‌صورت زیر نوشت:

ردیف	برنامه‌ریزی منابع	برآورد		کنترل هزینه مطابق برنامه‌ریزی
		هزینه (ريال)	بودجه (ريال)	می‌باشد	نمی‌باشد
1	هزینهٔ خرید لوازم	2/000/000	2/200/000	+
2	هزینهٔ تهیهٔ تجهیزات مورد نیاز	5/500/000	5/000/000		+
3	هزینهٔ عملیات برشکاری	800/000	1/000/000	+
4	هزینهٔ عملیات جوشکاری و سوراخکاری	1/000/000	1/200/000	+
5	هزینهٔ عملیات رنگ‌آمیزی اسکلت	2/000/000	2/500/000	+
6	هزینهٔ عملیات مونتاژ	2/000/000	1/900/000		+

فنون برنامه‌ریزی پروژه

امروزه روش‌های جدیدی جهت برنامه‌ریزی برای انجام پروژه‌ها ابداع شده است که معروف‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

نمودار گانت (Gantt Chart):

این روش توسط شخصی به نام هِنری گانت ابداع گردید و اولین روش علمی در برنامه‌ریزی شناخته شد. در این روش برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها از میله‌های افقی که نشان‌دهندهٔ طول زمان فعالیت‌ها است، استفاده می‌شود که به‌صورت عمودی و در ستون‌هایی نوشته می‌شوند و در مقابل هر فعالیت، میله‌ای افقی که نشان دهندهٔ مدت زمان فعالیت است، قرار دارد. این روش در حال حاضر به‌صورت وسیعی در برنامه‌ریزی پروژه‌ها مورد استفاده قرار داده می‌شود. نمونه‌ای از نمودار گانت در شکل زیر نشان داده شده است.

مثال 4: فرض کنید می‌خواهید فعالیت‌های مثال 2 را به‌صورت یک نمودار گانت نمایش دهید. برای این منظور جدولی به صورت زیر تهیه کنید.

مطابق مثال فوق، فعالیت‌های مربوط به پروژهٔ خود را به‌صورت یک نمودار گانت بنویسید و به هنرآموز خود تحویل دهید.

روش مسیر بحرانی یا CPM

در این روش فعالیت‌های پروژه با زمان‌ها و روابط مشخص و پیش‌بینی شده در قالب یک شبکه قرار داده می‌شوند. مسیری که از لحاظ زمانی طولانی‌ترین مسیر باشد، به عنوان مسیر بحرانی تعریف می‌شود و زمان این مسیر تعیین‌کنندهٔ زمان پروژه است.

مثال 5: از میان سه مسیر نشان داده شده در فرایند شکل زیر، کدام یک مسیر بحرانی است؟ (T بیانگر زمان بر حسب ساعت، روز، هفته و یا ماه می‌باشد.)

- مسیر اول: $(12=2+4+4+2)=A>B>C>F>G$

- مسیر دوم: $(14=2+3+3+4+2)=A>B>C>E>F>G$

- مسیر سوم: $(13=2+3+5+3)=A>D>E>F>G$

از آنجا که مسیر دوم طولانی‌تر (14 ماه) است، این مسیر به عنوان مسیر بحرانی تعریف می‌شود.

نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی:

حجم بالای فعالیت‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باعث شد تا در دو دههٔ اخیر نرم افزارهای متعددی در این زمینه روانهٔ بازار شود. از پرکاربردترین نرم‌افزارهای موجود در بازار ایران می‌توان به دو نرم‌افزار Microsoft Project (MSP) و Primavera اشاره کرد.

معرفی نرم ‌افزار Microsoft Project: 

نرم افزار Microsoft Project و یا به اختصار MSP یکی از کارآمدترین نرم افزارهای تخصصی کنترل پروژه است که با داشتن محیط بسیار ساده، کاربر را قادر می‌سازد تا به تهیهٔ گانت چارت به منظور کنترل پروژه بپردازد. محیط نرم افزار MSP مشابه محیط سایر نرم افزارهای زیر مجموعهٔ مایکروسافت نظیر Word، Powerpoint و Excel است با این تفاوت که دستورات آن مختص ایجاد نمودارهایی به منظور کنترل پروژه می‌باشد.

مرحلۀ اول ـ وارد نمودن فعالیت‌ها و زمان انجام هر کدام از آن‌ها در نرم افزار:

ابتدا باید کلیهٔ فعالیت‌های پروژه را که در نمودار درختی نشان داده شده است، به همراه مدت زمان انجام آن فعالیت در نرم افزار وارد نمود. این کار را می‌توان در زبانهٔ TASK و در ستون‌های Task Name و Duration انجام داد. برای این منظور به نکات زیر توجه شود:

1- زمان شروع پروژه (تاریخ میلادی/ شمسی و روز) باید مشخص باشد.

2- مدت زمان انجام هر فعالیت بر حسب روز باید مشخص باشد.

3- ترتیب فعالیت‌ها (تقدم و تأخر فعالیت‌ها) باید از قبل مشخص شده باشد.

4- روزهای تعطیل در برنامه‌ریزی لحاظ گردد.

مرحلهٔ دوم- دسته‌بندی فعالیت‌ها:

به منظور دسته‌بندی فعالیت‌ها ابتدا باید مطابق نمودار درختی برای هر دسته از فعالیت‌ها یک سر دسته (فعالیت مادر) ایجاد شود. (این کار را می‌توان با کلیک راست کردن بر روی فعالیت مورد نظر و انتخاب گزینهٔ Insert Task و سپس نام‌گذاری فعالیت مادر انجام داد.) در مرحلهٔ بعد کافی است آن فعالیت‌هایی را که مربوط به فعالیت مادر می‌باشند، انتخاب نموده و در نوار ابزار مربوط به زبانهٔ Task بر روی دستور Insert Task کلیک کنید.

به این صورت می‌توان فهرست فعالیت‌های مادر را وارد نرم افزار کرد که به کمک مثلث کوچک کنار هر فعالیت مادر، می‌توان فعالیت‌های زیر مجموعهٔ آن را مخفی کرد و یا نمایش داد.

مرحلهٔ سوم - ایجاد ارتباطات:

در اکثر موارد، ارتباط میان فعالیت‌های یک پروژه به گونه‌ای است که شروع یک فعالیت به پایان فعالیت پیش‌نیاز (Predecessor) وابسته است. در نرم افزار MSP این نوع ارتباط (و نیز سایر انواع ارتباطات را که در این کتاب بیان نمی‌شوند) را می‌توان به روش‌های زیر ایجاد کرد:

روش اول: انتخاب فعالیت‌ها و کلیک کردن بر روی دستور Link واقع در زبانهٔ TASK:

روش دوم: دو بار بر روی هر فعالیت کلیک کنید تا پنجرهٔ Summary Task Information باز شود و در قسمت Predecessors شمارهٔ فعالیت پیش نیاز را وارد کنید تا به این ترتیب دو فعالیت نسبت به یکدیگر دارای ارتباط (Link) شوند.

اکنون نتیجهٔ عملیات فوق باید به‌صورت نمودار گانت نشان داده شده در شکل زیر باشد:

مدیریت خطرپذیری

مدیریت خطرپذیری بخشی از برنامه‌ریزی پروژه است که به کمک آن، خطرات مهم و عمده (که ممکن است خسارات بیشتری را به پروژه تحمیل کند) شناسایی می‌شوند و سپس طرح‌هایی برای جلوگیری و یا رفع آن‌ها مهیا می‌گردد. این خطرات می‌تواند بیشتر در زمینه‌های مالی، نیروی انسانی، تدارکات و کیفیت کاری و یا هر گونه رویداد ناخوشایندی در پروژه باشد.

همواره احتمال شکست پروژه وجود دارد. این دلایل عبارت‌اند از:

1- تعریف اهداف غیرممکن و خارج از توان فنی موجود؛
2- وجود اهداف غیرواقع‌بینانه؛
3- بی‌توجهی به کار و عواقب آن؛
4- مشکلات فنی پیش‌بینی نشده؛
5- برآورد ضعیف زمانبندی؛
6- طراحی ضعیف محصول؛
7- پیش‌بینی نکردن برخی فعالیت‌ها؛
8- کمبود نیروی انسانی؛
9- فقدان منابع در موقع ضرورت.

فواید مدیریت خطرپذیری:

1- توجیه پروژه؛
2- کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از آشفتگی در پروژه؛
3- جلب حمایت مدیریت و کاهش موانع اجرایی؛
4- آشکارسازی ضعف‌ها؛
5- بهبود بخشی به وضعیت پروژه.

اقدام برای جلوگیری از خطرپذیری:

پس از اینکه خطرهای کلیدی شناسایی شد، باید به فکر راهکارهای مقابله با آن‌ها بود. برای مثال، اگر این احتمال وجود داشته باشد که یک عنصرکلیدی از اعضای گروه، پروژه را ترک کند، به منظور مقابله با این خطر می‌توان اقدامات زیر را انجام داد:

1- تعریف روند کاری منظم و جذاب در سازمان برای این عنصرکلیدی؛
2- آماده‌سازی یک نیروی دیگر برای جایگزینی عنصر کلیدی؛
3- واگذاری نکردن بیش از حد وظایف به این عنصر کلیدی.

مراحل بازبینی خطرپذیری پروژه:

1- برآورد میزان تأثیر منفی هر ریسک (برای مثال، هزینهٔ یک ماه تأخیر معادل 50 میلیون تومان خواهد بود).
2- تعیین احتمال رویداد هر ریسک از 0 تا 100 (برای مثال، احتمال وقوع تأخیر یک ماهه در پروژه، 20 درصد یا 0/2 می‌باشد.)
3- محاسبهٔ ارزش احتمالی ریسک با ضرب نمودن مقادیر حاصل از مراحل 1 و 2 (برای مثال، ارزش احتمالی تاخیر یک ماههٔ $10=50\times 0/2=$ پروژه است.)
4- مرتب سازی خطرپذیری‌ها بر اساس مقدار ارزش احتمالی خطر.

مثال: فرض کنید شخصی می‌خواهد با سرمایهٔ 1 میلیون تومانی خود، از یک کشاورز میوه بخرد تا آن را در بازار با سود 20 درصد به فروش برساند. خطرهای کار این شخص را بنویسید و بر اساس مقدار ارزش احتمالی آن‌ها را مرتب‌سازی کنید.

حل: خطرهای موجود در این فعالیت عبارتند از:

1- خطر انتخاب میوه: کدام میوه هم مقبولیت بیشتری دارد و هم دیرتر فاسد می‌شود.
2- خطر زمان خرید: در چه زمانی از کشاورز میوه بخرد که زمان بیشتری برای فروش آن داشته باشد.
3- خطر قیمت میوه: میوه را با چه قیمتی خریداری کند تا با لحاظ نمودن 20 درصد سود، مشتری قادر به خرید آن باشد.
4- خطر حمل و نقل: در حمل و نقل میوه چه خطراتی میوه را تهدید می‌کند.
5- خطر تأخیر زمانی: پس از اقدام به خرید میوه از کشاورز، تأخیرات زمانی.
6- خطر انتخاب محل فروش: در چه مناطقی میوه بفروشد تا در کمترین زمان به فروش برسد.
7- خطر رقبا: خطر رقبایی که ممکن است در حین خرید و یا فروش میوه وجود داشته باشند.

اکنون بر اساس توضیحات ارائه شده پیرامون ارزش احتمالی، می‌توان جدول زیر را تهیه کرد:

نوع خطرپذیری	تاثیر منفی خطرپذیری	احتمال رویداد خطرپذیری	ارزش احتمالی	اولویت
خطر انتخاب میوه	100/000 تومان	٪5	5/000	4
خطر زمان خرید	50/000 تومان	٪4	2/000	7
خطر قیمت میوه	25/000 تومان	٪10	2/500	6
خطر حمل و نقل	80/000 تومان	٪12	9/600	1
خطر تاخیر زمانی	30/000 تومان	٪15	4/500	5
خطر انتخاب محل فروش	60/000 تومان	٪10	6/000	3
خطر رقبا	50/000 تومان	٪15	7/500	2

با توجه به تحلیل خطرپذیری ارائه شده در جدول بالا، خطر حمل و نقل در اولویت اول قرار دارد و فرد باید به منظور پیشگیری از خطرات ناشی از حمل و نقل، راهکارهای مناسبی را پیش‌بینی کند.

آغاز و پایان پروژه

پس از تعریف سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، تقسیم‌بندی فعالیت‌ها، زمانبندی دقیق و مدیریت خطرپذیری، اکنون نوبت به آغاز پروژه و پیاده‌سازی سیستم است. پروژه‌هایی که به درستی آغاز می‌شوند، احتمال موفقیت بیشتری خواهند داشت. همچنین چگونگی اختتام پروژه علیرغم مشغلهٔ زیاد مدیران، اهمیت زیادی خواهد داشت؛ چراکه فرصت مناسبی است تا همهٔ عوامل پروژه دربارهٔ نتیجهٔ کارهای خود بیندیشند و تجربیات خود را ارزیابی کنند تا از آن‌ها در پروژه‌های بعدی بهره بگیرند.

آغاز پروژه

به منظور آغاز پروژه لازم است چند کار مهم زیر انجام شود:

- اعلام رسمی شروع کارها با برگزاری جلسهٔ آغازین: در ابتدا یک جلسهٔ عمومی با شرکت همهٔ عوامل پروژه برگزار می‌گردد که حضور فیزیکی افراد در این جلسه بسیار مهم است. در این جلسه اهداف پروژه به‌صورت شفاف بیان می‌شود و به منظور بالا بردن انگیزهٔ افراد، منافعی که نصیب هر یک از عوامل پروژه می‌گردد، توضیح داده می‌شود. همچنین عوامل پروژه با تخصص‌های یکدیگر آشنا می‌شوند و هر کدام می‌توانند با یکدیگر به بحث و تبادل نظر پیرامون مسائل پروژه و رفع ابهامات احتمالی بپردازند. در پایان جلسه معمولاً به هر یک از عوامل پروژه یک پیراهن و یا یک جاکلیدی که اسم پروژه و گروه مربوط بر روی آن حک شده است، اهدا می‌گردد.

- توجه به مسائل مربوط به کار گروهی: به منظور ایجاد همبستگی بیشتر میان عوامل پروژه، تشویق افراد به تبادل نظر و اطلاعات و ایجاد اعتماد و دوستی و در نهایت افزایش بهره‌وری، اقداماتی نظیر برگزاری جلسات منظم و زمانبندی شده، انتشار خبرنامه‌ها، ایجاد وب‌سایت پروژه، شرکت در رویدادهای اجتماعی خارج از شرکت و غیره صورت می‌گیرد.

- ابلاغ اصول رفتاری به همهٔ اعضای گروه: همواره در کارهای گروهی ممکن است برخی افراد همکاران را رقیب خود در ترفیع و پاداش بپندارند و به دلیل ضعیف بودن مهارت‌های اجتماعی‌شان، احساسات شخصی خود را برای انتقام‌جویی و لجبازی با دیگران بروز دهند که این مسائل می‌تواند تأثیرات مخربی بر کارایی افراد داشته باشد. برای مدیریت این مسائل باید اصول رفتاری را با ملزم ساختن هر فرد به حضور در جلسات و رعایت حقوق دیگران در جلسه و طرح پیشنهادها و انتقادات سازنده برقرار ساخت. این اصول رفتاری باید متناسب با شخصیت افراد و مبتنی بر حفظ حریم شخصی آن‌ها باشد و در تهیه و استقرار آن، همهٔ اعضای گروه مشارکت داشته باشند.

پایان پروژه

پایان هر پروژه، با وجود مشغلهٔ زیاد مدیران، ارزش تأمل وتعمّق زیادی دارد. در پایان هر پروژه‌ای، گروه پروژه نتایج کارهای خود را به کارفرما و صاحبان پروژه گزارش می‌دهند و سپس به ارزیابی عملکرد خود می‌پردازند تا همهٔ عوامل (نقش آفرینان) پروژه دربارهٔ کارهای خود بیندیشند و ببینند چه کارهایی درست یا نادرست انجام شده و نتیجهٔ کارها چگونه می‌توانست بهتر باشد.

معمولاً فعالیت‌های پایانی شامل موارد زیر است:

ارزیابی عملکرد:

ارزیابی عملکرد نشان می‌دهد که پروژه تا چه حد موفقیت‌آمیز بوده است. معیارهای لازم برای ارزیابی پروژه عبارت‌اند از:

1- اهداف و محصولات نهایی: آیا همهٔ اهداف پروژه محقق شده‌اند؟

2- زمانبندی: آیا پروژه به‌موقع انجام شده است؟

3- هزینه: هزینهٔ تمام شدهٔ پروژه چقدر بوده است؟

مستندسازی:

در هر پروژه، مجموعه‌ای از اسناد (نظیر نقشه‌های اجرایی، صورت جلسات، اطلاعات بودجه، ارزیابی عملکرد پایان پروژه و غیره) ایجاد می‌شود که با گردآوری و بایگانی آنها می‌توان یک منبع آموزش و بانک اطلاعاتی در سازمان ایجاد کرد.

درس‌های پروژه:

تجربیات هر پروژه، اساس و پایهٔ موفقیت در پروژه‌های بعدی است؛ لذا توجه به این تجربیات و درس گرفتن از آنها باید به عنوان بخشی از فعالیت‌های پایانی هر پروژه‌ای قلمداد شود.

جشن پروژه

در پایان پروژه مراسمی برگزار می‌گردد که در آن همهٔ عوامل پروژه شرکت می‌کنند. علاوه بر آن، سازندگان و پیمانکاران و کارمندان غیر پروژه که در اجرای پروژه سهیم بوده‌اند نیز نباید فراموش شوند. در اینجا مدیر پروژه از این فرصت استفاده می‌نماید و از همهٔ اعضای شرکت کننده در پروژه قدردانی می‌کند و می‌کوشد تا پیوند عاطفی همه را با شرکت مستحکم‌تر کند.

بازدید علمی پودمان پنجم

در قالب گروه‌های چند نفره از یک سیستم تولید پروژه‌ای بازدید به عمل آورید و موارد زیر را در این بازدید مورد بررسی قرار دهید. سپس نتایج حاصل از بازدید را به‌صورت پرده‌نگار در کلاس ارائه نمایید.

1- سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژهٔ سازمان مورد بازدید (شامل ورودی‌ها، فعالیت‌ها و خروجی‌ها) را ترسیم نمایید.

2- فهرستی از فعالیت‌های مربوط به انجام پروژه را تهیه کنید و زمان انجام هر کدام را بنویسید.

3- عوامل (نقش آفرینان) پروژه را تعیین کنید و نمودار سلسله مراتب آنها را ترسیم نمایید.

4- ساختار تقسیم‌بندی فعالیت‌های اجرایی پروژه را ترسیم نمایید.

5- ارتباط میان فعالیت‌های پروژهٔ سازمان (تقدم و تأخر) را مشخص نمایید.

6- با توجه به اطلاعات کسب شده از فعالیت‌ها و توالی آنها و همچنین زمان انجام هر فعالیت، نمودار گانت مربوط به پروژه را ترسیم نمایید.